Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych powstał po to, aby wspierać pracowników znajdujących się w gorszej sytuacji socjalnej. Kryterium socjalne jest w tym przypadku głównym kryterium przyznania (lub nie przyznania) środków czy wsparcia, o jakie wnioskuje pracownik. To w jaki sposób w danym funduszu wnioskuje się o przyznanie świadczeń zależy nie tyle od ustawy o ZFŚS, co od obowiązującego regulaminu. Na pracodawcę nakładany jest bowiem obowiązek utworzenia funduszu na określonych w ustawie zasadach, jednak to jakie środki przeznacza, w jakiej wysokości i po złożeniu jakich dokumentów czy wniosków – zależy już od samego pracodawcy i tego, w jaki sposób został przygotowany regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ze środków ZFŚS mogą być przyznawane różnego rodzaju świadczenia – np. zapomogi, dofinansowania do wypoczynku, dofinansowanie do leczenia czy rehabilitacji, zakup podręczników szkolnych, paczki świąteczne, pomoc w przygotowaniu wyprawki dla noworodków, pożyczka mieszkaniowa, a także dopłaty do różnego rodzaju wydarzeń sportowych czy kulturalnych. Możliwości jest wiele, jednak należy pamiętać, że podstawową zasadą obowiązującą przy przyznawaniu środków z ZFŚS jest kryterium socjalne. Nie można wszystkim pracownikom przyznać świadczenia o jednakowej wartości – nie będzie tu bowiem spełnione kryterium socjalne, a co za tym idzie – środki przeznaczone na dane świadczenie nie mogą tak naprawdę pochodzić z ZFŚS.
W jaki sposób jednak pracownicy powinni wykazywać swoją sytuację finansową? Sposobów jest kilka. Można brać pod uwagę wynagrodzenie jakie otrzymuje w naszym zakładzie dany pracownik, można brać pod uwagę wszelkie przychody jakie otrzymuje nasz pracownik, ze wszystkich możliwych źródeł, można również brać pod uwagę przychody wszystkich członków rodziny prowadzących z naszym pracownikiem wspólne gospodarstwo domowe.
Ten ostatni sposób jest, w moim odczuciu, najbardziej uczciwy w stosunku do wszystkich zatrudnionych – pokazuje bowiem prawdziwą sytuację socjalną. Nie wystarczy brać pod uwagę wyłącznie wynagrodzenia naszego pracownika! Jeżeli zatrudniony u nas otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 10.000 zł miesięcznie i ma na utrzymaniu czteroosobową rodzinę – jego sytuacja finansowa będzie wyglądała zupełnie inaczej niż pracownika będącego singlem i zarabiającego również 10.000 zł miesięcznie.
Jak jednak prawidłowo i zgodnie z prawem zbierać oświadczenia o przychodach innych członków rodziny?
Zgodnie z zasadą minimalizacji przetwarzanych danych – dobrze będzie, jeżeli nie będziemy wymagali osobnych zaświadczeń np. z miejsc zatrudnienia współmałżonka czy też dokumentów PIT. Wystarczające powinno być złożenie przez pracownika oświadczenia o średnim przychodzie na członka rodziny w danym gospodarstwie domowym.
Co jednak mamy zrobić, jeżeli pracownik nie chce złożyć takiego oświadczenia zasłaniając się przepisami o ochronie danych osobowych?
Tak naprawdę sytuacja jest dość prosta. Warunkiem przyznania świadczenia jest złożenie odpowiedniego wniosku a tym samym wykazanie, że mieszcząc się w przyjętym kryterium socjalnym, nasza sytuacja i nasz wniosek powinien zostać rozpatrzony przez komisję socjalną. Jeżeli wniosku nie złożymy lub wniosek nie będzie kompletny – nie zostanie on w ogóle wzięty pod uwagę!
