Zgodnie z ogólnymi zasadami, składniki wynagrodzenia otrzymywane przez pracowników podlegają składkom na ZUS. Jednakże, zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. dotyczącego szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, istnieją pewne wyjątki. Na przykład, „korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji” nie wliczają się do podstawy wymiaru składek. To oznacza, że przychody z preferencyjnego zakupu karty sportowej współfinansowane przez pracodawcę nie są podstawą do naliczenia składek ZUS.
Co do zasady, dokumenty takie jak ustawy, rozporządzenia, układy zbiorowe pracy czy regulaminy pracy nie budzą wątpliwości co do ich statusu prawnego. Nieco mniej jednoznaczna jest kwestia innych przepisów o wynagradzaniu, o których mowa w rozporządzeniu. W 2016 i 2018 roku ZUS wydał interpretacje indywidualne (WPR/200000/43/417/2018 oraz WPI/200000/43/900/2016), w których uznał, że przepisy o wynagradzaniu to te mające charakter wewnątrzzakładowy, takie jak porozumienia zbiorowe, regulaminy i statuty, jeśli zostały wydane na podstawie ustawy i określają prawa oraz obowiązki stron stosunku pracy w zakresie świadczeń niepieniężnych. Dokumenty te muszą spełniać kryteria formalne i merytoryczne – muszą opierać się na ustawie i odwoływać się do wspomnianego rozporządzenia, aby mogły być traktowane jako źródło prawa pracy.
Niemniej, ZUS nie uznaje za wewnętrzne przepisy dokumentów takich jak:
- umowa o pracę (WPI/200000/43/618/2020),
- obwieszczenie w sprawie zasad premiowania (WPI/200000/43/900/2016),
- zarządzenia niebędące integralnymi częściami regulaminów czy układów zbiorowych pracy (WPI/200000/43/751/2016).
Podobne stanowisko prezentują również sądy, na przykład Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 10 maja 2026 r. (III AUa 191/16).
Warto pamiętać o tych zasadach, gdy jesteśmy odpowiedzialni za wewnętrzne przepisy oraz za rozliczenia z ZUS.
