KUP, czyli koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu, w najprostszych słowach, to wydatki niezbędne do zarobienia pieniędzy. Weźmy na przykład sprzedaż pieczywa. Zanim sprzedamy nasz pierwszy bochenek, musimy wynająć lokal, zakupić odpowiednie maszyny, surowce do wypieku, zatrudnić piekarzy oraz zapewnić dostęp do prądu i wody. Wszystkie te wydatki to właśnie koszty uzyskania przychodu, które ponosimy przed realizacją sprzedaży.

Podobnie jest w przypadku pracowników, którzy również ponoszą koszty związane z wykonywaniem swoich obowiązków. Przygotowanie do pracy, jak mycie, ubieranie się czy dojazd, generuje koszty. Na szczęście dla osób zarządzających płacami, koszty te są ryczałtowane, co oznacza, że nie trzeba uwzględniać rzeczywistych wydatków każdego pracownika. Zgodnie z przepisami, koszty uzyskania przychodu pracowników dzielą się na dwie kwoty:

•   250 zł jeżeli pracownik zamieszkuje w tej samej miejscowości, w której znajduje się zakład pracy,

•   300 zł, jeżeli pracownik zamieszkuje w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy oraz nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.

Te ryczałtowane kwoty mają na celu uproszczenie procesu naliczania płac i są dostosowane do sytuacji życiowej pracownika, co zapewnia sprawiedliwe i przejrzyste rozliczanie kosztów pracy.

Kiedy stosujemy KUP?

Pracownicze koszty uzyskania przychodów należy stosować zawsze gdy:

• pracownik uzyskał jakikolwiek przychód ze stosunku pracy, bez znaczenia jest jego wysokość oraz ilość przepracowanych dni czy wymiar czasu pracy,
• pracownik otrzymuje wynagrodzenie z więcej niż jednego stosunku pracy – KUP liczymy od każdego wynagrodzenia oddzielnie, z każdego stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy czy pracy nakładczej,
• wypłata wynagrodzenia następuje już po ustaniu stosunku pracy, np. wypłacamy wynagrodzenie 10 następnego miesiąca, podczas gdy stosunek pracy ustał wraz z końcem miesiąca.

Miesięczne podstawowe koszty uzyskania przychodu wynoszą 250 zł. Rocznie koszty te nie mogą przekroczyć 3000 zł, jeżeli pracownik jest zatrudniony w jednym zakładzie pracy. Jeśli pracownik uzyskuje przychód z kilku stosunków pracy, roczny limit kosztów wynosi 4500 zł.

Co to oznacza w praktyce?

Jeżeli pracownik jest zatrudniony równocześnie w dwóch różnych zakładach pracy, każdy z nich musi stosować koszty uzyskania przychodu w wysokości 250 zł miesięcznie. Przez 12 miesięcy suma ta wynosi 3000 zł, jednak dla pracownika zatrudnionego w dwóch miejscach rocznie kumuluje się to do 6000 zł (250 zł x 12 miesięcy x 2 firmy).

Przy takim równoległym zatrudnieniu roczny limit zostaje przekroczony o 1500 zł. Skutkuje to zaniżeniem podstawy opodatkowania, a w konsekwencji, podczas rozliczenia rocznego, podatnik musi dopłacić podatek. Na szczęście istnieje możliwość rezygnacji ze stosowania kosztów uzyskania przychodu na wniosek podatnika, co może być zrealizowane w dowolnym momencie.

Kiedy pracodawca stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodu?

Wyższe koszty uzyskania przychodu (300 zł miesięcznie) stosujemy w przypadku, gdy spełnione są łącznie trzy kryteria:

1. Pracownik zamieszkuje (nie zaś jest zameldowany) w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy. Tak naprawdę, jednak jeśli chcielibyśmy to uszczegółowić, chodzi nie tyle o adres siedziby zakładu pracy, ile o samo miejsce wykonywania pracy.
   Nie ma w tym przypadku znaczenia jak bardzo oddalone jest miejsce zamieszkania od miejsca pracy. Mogą to być dziesiątki kilometrów lub zaledwie kilka metrów. Ważne jest, aby pracownik, pokonując drogę z domu do pracy przekraczał granice administracyjne miejscowości, w której zamieszkuje.
2. Pracownik z tytułu czasowego lub stałego zamieszkania poza miejscem wykonywania pracy nie otrzymuje dodatku za rozłąkę.
3. Pracownik złożył pracodawcy odpowiednie oświadczenie. Wbrew pozorom ten punkt jest bardzo ważny! Pracodawca nawet jeżeli wie, że pracownik zamieszkuje poza miejscowością, nie ma prawa do stosowania wyższych kosztów, co ważne – nie ma również żadnego przepisu, który zobowiązywałby pracodawcę do przypominania pracownikowi o możliwości stosowania wyższych kosztów. Złożone przez pracownika oświadczenie obowiązuje płatnika także w latach kolejnych, aż do momentu jego wycofania przez pracownika. Nie składa on oświadczenia w każdym roku podatkowym, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie.

Co z podwyższonymi kosztami uzyskania przychodu w przypadku pracy zdalnej?

W obecnych czasach, kiedy praca zdalna stała się codziennością dla wielu osób, pojawiają się pytania dotyczące prawidłowego rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Szczególnie istotne staje się to w sytuacji, gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki poza siedzibą firmy, a nawet poza miejscowością, w której zlokalizowany jest jego zakład pracy.

W odpowiedzi na te wątpliwości, Ministerstwo Finansów wydało istotne wytyczne. Zgodnie z nimi, jeśli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, w której fizycznie zlokalizowany jest jego pracodawca, to pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów. Jest to niezależne od tego, gdzie faktycznie wykonuje on swoją pracę – czy w domu, czy w innym miejscu poza siedzibą firmy.

To oznacza, że pracownicy, którzy na stałe lub czasowo zamieszkują w innej miejscowości, a ich praca zdalna jest realizowana na polecenie pracodawcy, mogą korzystać z wyższych kosztów uzyskania przychodu. To ważna informacja dla osób pracujących zdalnie, gdyż pozwala na korzystniejsze rozliczenie podatkowe, co może przyczynić się do uzyskania wyższego zwrotu podatku na koniec roku podatkowego.

Kiedy nie stosujemy KUP?

Pracodawca nie stosuje kosztów uzyskania przychodu (ani podstawowych, ani podwyższonych) w sytuacjach w których:

• pracownik przez cały miesiąc przebywa na urlopie bezpłatnym,
• pracownik przez cały miesiąc przebywa na zasiłku chorobowym (finansuje ten zasiłek ZUS, nie jest to więc wynagrodzenie osobowe pracownika)
• pracownik przez cały miesiąc przebywa na zasiłku macierzyńskim,
• pracownik otrzymuje w danym miesiącu kilka wypłat z jednego stosunku pracy (KUP oraz kwotę wolną liczymy w takim przypadku tylko od pierwszej wypłaty),
• pracownik złoży wniosek o niestosowanie kosztów.

Podsumowując, zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, zrozumienie zasad stosowania kosztów uzyskania przychodu jest niezbędne. To kluczowe, aby prawidłowo rozliczać wynagrodzenia i unikać późniejszych nieporozumień czy problemów z urzędem skarbowym.

Jak należy rozliczać KUP przy wypłacie po ustaniu zatrudnienia?

Zgodnie z interpretacją indywidualną wydaną 3 marca 2022 r. (0114-KDIP3-2.4011.1085.2021.4.JM), wypłaty dokonywane byłym pracownikom z tytułu uprzednio istniejącego stosunku pracy podlegają szczególnym zasadom rozliczania podatkowego. Były pracodawca, pełniący funkcję płatnika, jest zobowiązany do obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy, korzystając z miesięcznych kosztów uzyskania przychodu określonych w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli w podstawowej wysokości 250 zł.

W uzasadnieniu interpretacji podkreślono, że zakład pracy, przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy, musi odliczyć od przychodów wypłacanych byłym pracownikom miesięczną kwotę kosztów uzyskania przychodów w podstawowej wysokości. Zakład pracy ma prawo stosować podwyższone koszty uzyskania przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 tej samej ustawy, tylko wtedy, gdy pracownik złoży stosowne oświadczenie o spełnieniu określonego warunku. W związku z tym możliwość stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów zależy bezpośrednio od złożonych przez pracownika oświadczeń, które tracą swoją moc po zakończeniu stosunku pracy.