Nawiązanie umowy o pracę w dniu wolnym od pracy?
W związku z początkiem roku nasilają się na różnego rodzaju forach internetowych pytania związane z datą nawiązania stosunku pracy.
Jeżeli dobrze pamiętacie Kodeks pracy nakłada na strony stosunku pracy obowiązek nawiązania takiego stosunku i potwierdzenia tego faktu na piśmie. Umowa o pracę może zostać zawarta ustnie, co ważne jest wówczas jak najbardziej obowiązująca (!), po stronie pracodawcy powstaje jednak obowiązek potwierdzenia na piśmie umówionych warunków pracy nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy, przed przystąpieniem pracownika do pracy.
Wszystko wydaje się jasne i zrozumiałe, do czasu, gdy mamy do czynienia z umową rozpoczynającą się na początku stycznia, maja czy listopada. Jak powinniśmy prawidłowo taką umowę zawrzeć? Od jakiej daty pracownik zostaje naszym pracownikiem i – co ważne – zaczyna podlegać z tego tytułu ubezpieczeniom.
Sprawę nawiązania stosunku pracy utrudnia fakt, że w samej umowie o pracę mogą się tak naprawdę znaleźć aż cztery różne daty:
- data sporządzenia dokumentu
- data zawarta umowy
- data rozpoczęcia pracy
- data podpisania umowy
Może się zdarzyć, że każda z tych dat będzie taka sama, ale możliwe jest również, że każda będzie inna. Która data wówczas wskazuje faktyczne rozpoczęcie łączącego strony stosunku pracy?
Zacznijmy może od początku.
Data sporządzenia dokumentu znajduje się w prawym górnym rogu każdego oficjalnego pisma i jest datą wskazującą dzień, w którym dane pismo faktycznie zostało sporządzone.
Data zawarcia umowy jest dniem, w którym strony umowy osiągnęły porozumienie w sprawie zawarcia stosunku pracy. Bardzo istotne jest przy tym, że ten dzień może, ale nie musi być dniem w którym stosunek pracy faktycznie się rozpoczyna. Możliwe jest na przykład, że pracodawca i pracownik porozumieli się w zakresie nawiązania stosunku pracy na początku grudnia. To jest czas, w którym zapadła decyzja o tym, że strony chcą rozpocząć współpracę. Będzie to więc dzień zawarcia umowy. Ale jednocześnie strony mogą jako dzień rozpoczęcia pracy określić np. 1 stycznia, aby od nowego roku, po zakończeniu okresu wypowiedzenia w poprzedniej firmie, pracownik mógł rozpocząć pracę w nowej firmie.
Dzień rozpoczęcia pracy może, ale nie musi być pierwszym dniem faktycznej pracy naszego pracownika. Rozpoczęcie pracy jest bowiem rozpoczęciem trwania stosunku pracy i objęciem pracownika ubezpieczeniami w ZUS, nie musi natomiast być tożsame z pierwszym dniem roboczym, zgodnie z obowiązującym pracownika harmonogramem czasu pracy. Prawidłowe zatem będzie zatrudnienie pracownika np począwszy od 1 stycznia, podczas gdy jego faktycznym pierwszym dniem roboczym będzie 7 stycznia.
Ostatnia czwarta data, która powinna znaleźć się w naszej umowie to data podpisania dokumentu przez pracownika. To data, która nie musi być taka sama jak trzy pozostałe, ale, co ważne, musi być datą zgodną z pierwszym dniem roboczym danego pracownika w nowej pracy. Zgodnie bowiem z obowiązującymi przepisami, pracownik musi otrzymać umowę o pracę w wersji papierowej najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy, przed dopuszczeniem go do pracy.
W rzeczywistości możliwe jest np 5 listopada zawarcie umowy o pracę rozpoczynającej się 1 stycznia, przygotowanej przez dział kadr w formie dokumentu 15 grudnia, a podpisanej przez pracownika 7 stycznia czyli w jego pierwszym dniu pracy. 🙂
